Notion как сделать список

Списки

Списки — это простые и минималистичные представления базы данных. Они идеально подходят для хранения заметок, статей и документов, которым не нужно слишком много свойств. Каждый элемент списка — это страница, которую можно открыть одним щелчком мыши и хранить столько содержимого, сколько вам нужно 📜.

Создайте список

Существует несколько способов добавить список в свое рабочее пространство:

Список на всю страницу

• Создайте новую страницу в рабочей области.
• В открывшемся меню выберите пункт List (Список).
• Если вы хотите создать список на всю страницу внутри другой страницы:
  • В новой строке введите /list full и нажмите enter .
  • Теперь, когда вы вернетесь на исходную страницу, вы увидите список, вложенный в нее.

Встроенный список

Вы можете добавить список внутри страницы, которая содержит различные типы блоков содержимого, например текст.

• В новой строке введите /list и нажмите enter .
• Дайте ему название в отведенном месте.

Добавление представления списка в базу данных

Вы можете добавить список к существующей базе данных, чтобы просмотреть ее данные в этом формате. Подробнее о представлениях здесь →

• Нажмите + Add a view (Добавить представление) или имя текущего представления в верхней левой части вашей базы данных.
• Выберите List (Список) из выпадающего меню и дайте ему имя в текстовом поле.
• Нажмите кнопку Create (Создать), и на экране появится ваш совершенно новый список.
• Вы все еще можете вернуться к другим представлениям с помощью того же левого выпадающего списка.

Элементы: страницы в представлении списка

Открыть элемент как страницу

Каждый элемент списка Notion — это отдельная страница, на которую можно добавлять дополнительные материалы.

• Просто нажмите на любой элемент, чтобы открыть его как страницу.
• Вы увидите все свои свойства, упорядоченные в верхней части.
  • Нажмите на имя свойства, чтобы отредактировать его или его тип.
  • Щелкните в поле свойства, чтобы изменить его содержимое.
  • Упорядочивайте свойства, наведя курсор и используя ⋮⋮ для перетаскивания вверх или вниз.
• Добавьте новое свойство в свой список с этой страницы, нажав + Add a property (Добавить свойство).
• Под свойствами есть место для комментариев, которые будут приписаны вам.
• Тело страницы можно редактировать так же, как и любую другую страницу Notion. Добавляйте любые блоки контента, включая встроенные базы данных.

Персонализация страницы

Когда вы открываете любую страницу, у вас есть возможность изменить ее внешний вид несколькими способами, которые выходят за рамки типографики и размера текста.

• Нажмите ••• в правом верхнем углу любой открытой страницы проекта, затем Customize page (Настроить страницу).
• Вы увидите меню для редактирования внешнего вида Backlinks (обратных ссылок) и Comments (комментариев), а также Properties (свойств).
  • Для обратных ссылок выберите, показывать ли их развернутыми в теле страницы или во всплывающем окне.
  • Для комментариев выберите, показывать ли их развернутыми или выключенными в теле страницы.
  • Для свойств можно изменить их расположение с помощью значка ⋮⋮ , а также выбрать, показывать их всегда, скрывать всегда или показывать только при использовании.

Добавить элементы

Существует несколько способов добавить новый пункт в список:

• Нажмите на + , который появляется в левом поле при наведении курсора на любой другой элемент. Щелкните его, чтобы добавить новый элемент прямо под ним.
• Нажмите + New в нижней части списка, чтобы добавить элемент в самый конец.
• Нажмите синюю кнопку New (Создать) в правом верхнем углу списка. Это создаст новый элемент в верхней части вашего списка и сразу же откроет его как страницу.

Параметры элемента

Щелкните на значке ⋮⋮ , который появляется при наведении слева от каждого элемента (или щелкните правой кнопкой мыши на элементе), чтобы вызвать это меню опций:

• Delete (Удалить): Удаляет строку из списка.
• Duplicate (Дубликат): Создает точную копию элемента, расположенного под ним.
• Copy link (Копировать ссылку): Копирует якорную ссылку на конкретный элемент в буфер обмена.
• Rename (Переименовать): позволяет переименовать элемент, не открывая его.
• Move to (Переместить в): Позволяет переместить элемент в другое рабочее пространство или на другую страницу (где он будет отображаться как вложенная страница).
• Edit property (Редактировать свойство): Вызывает меню со всеми свойствами вашего списка. Щелкните нужное вам свойство, а затем выберите для него новое значение.

Настройте свой список

Редактирование свойств списка

В списках все свойства, назначенные элементу, отображаются в крайнем правом углу, чтобы пометить и обозначить его полезной информацией и контекстом.

В приведенном ниже примере в списке хранится документация по продукту. Каждый документ находится слева, а его свойства, указывающие статус, тип документа, создателя и время создания — справа.

Чтобы отредактировать свойства в списке, выполните следующие действия:

• Нажмите Properties (Свойства) в правом верхнем углу списка, затем + Add a property (Добавить свойство).
• Не все свойства в списке должны быть видны в самом списке. В меню Properties (Свойства) включите или выключите то, что вы хотите видеть или скрыть.
• Вы также можете добавить новые свойства, применимые ко всему списку в режиме просмотра страницы, открыв элемент как страницу и нажав + Add a property (Добавить свойство) в нижней части списка свойств.
• Отредактируйте существующее свойство, нажав ⋮⋮ слева от него в меню Properties (Свойства). Это позволит вам переименовать его, выбрать для него другой тип свойства, дублировать его или удалить.

Перестановка строк и свойств

Меняйте порядок списка с помощью перетаскивания на рабочем столе или в браузере.

• Для элементов наведите курсор, затем нажмите и удерживайте значок ⋮⋮ слева, чтобы перетащить его вверх или вниз.
• Чтобы изменить порядок отображения свойств, перейдите в раздел Properties (Свойства) и перетащите перечисленные свойства вверх или вниз, используя левый значок ⋮⋮ в качестве ручки.

Особенности представления базы данных

Фильтр вашего списка

Просматривайте только те элементы, которые соответствуют определенным критериям, в зависимости от того, что вам нужно.

• Нажмите Filter (Фильтр) в верхней части списка.
• Выберите свойство, по которому вы хотите фильтровать, из выпадающего списка.
• Выберите условие, которое вы хотите использовать, т.е. Contains (Содержит), Does not contain (Не содержит) и т.д.
• Определите значение свойства, которое вы хотите увидеть, т.е. конкретный тег или дату.
• Таким образом можно добавить сразу несколько фильтров!
• Удалите фильтры, нажав на значок X рядом с ними в меню Filter (Фильтр).

Сортировка списка

Измените порядок списка на основе значений свойств. Например, упорядочьте документы по Created time (времени создания), чтобы самые новые появлялись первыми.

• Нажмите кнопку Sort (Сортировка) в правом верхнем углу списка.
• Выберите свойство, по которому вы хотите отсортировать, а затем выберите Ascending (По возрастанию) или Descending (По убыванию). Вы увидите, как ваш список перестраивается в режиме реального времени.
• В список можно добавить несколько сортировок, при этом критерии сортировки будут иметь приоритет в зависимости от их порядка в списке Sort (Сортировка). (Можно использовать значок ⋮⋮ , чтобы перетаскивать их вверх или вниз).

Поиск по вашему списку

Вы можете искать конкретный контент в своем списке.

• Нажмите кнопку Search (Поиск) в правом верхнем углу и введите искомое слово (слова) в названиях элементов или полях свойств.
• Вы увидите, как ваш список меняется в режиме реального времени, показывая только те элементы, которые соответствуют этим критериям.

Ссылка на ваш список

Вы можете скопировать якорную ссылку на этот конкретный вид вашего списка, чтобы вы могли поделиться им в другом месте.

• Нажмите на значок ••• в правом верхнем углу списка.
• Нажмите Copy link to view (Копировать ссылку для просмотра), и URL-адрес будет скопирован в ваш буфер обмена, чтобы вы могли им поделиться.

Источник

Как вести списки дел в Notion: 3 шаблона от реальных менеджеров в IT

Внутри статьи шаблоны, которыми поделились управленцы моей компании Ratio. Они работают по разным методикам таск-трекинга, но я не разрываюсь между приложениями, когда нужно проверить загрузку менеджеров.

Сервисы вроде Asana всегда основаны на конкретной методике. Сменить подход нельзя, всей команде приходится играть по одним правилам. Но хороший менеджер должен быть гибким, поэтому его работу не нужно подгонять под общий шаблон.

В Notion ваши сотрудники смогут вести задачи по-своему. Пусть шаблоны из этой статьи станут отправной точкой для создания собственных подходов.

В Notion можно настроить таск-трекинг под себя, при этом сохранится главное преимущество единого приложения — директор будет видеть всё в одном месте.

Если вы недавно начали внедрять Notion, вам поможет моя обучающая рассылка — там полезных шаблонов ещё больше. Подробности читайте в телеграм-боте @CorpNotionBot, а в конце этой статьи ищите промокод на скидку.

Продакт-менеджер Ольга одновременно управляет проектами на разных стадиях (даже ведёт продажи). Её задачи часто возникают из ниоткуда и требуют быстрого решения, поэтому долгосрочное планирование не работает.

Для Ольги фактически выполненная работа и быстрая реакция на изменения важнее, чем идеальный план, который никогда не осуществится.

Этот шаблон понравится менеджерам, привыкшим работать с тремя и более проектами сразу. Он не подходит для долгосрочного планирования, зато позволяет сделать работу здесь и сейчас.

По шаблону видно, что он не использует какую-то конкретную методику учёта задач — и уж тем более он не про суровый тайм-менеджмент. Его предназначение проще: составить списки дел на сегодня и завтра.

Если входящая задача не горит, она по умолчанию попадает в список на завтра. В конце дня нужно разобрать все завтрашние задачи, проставив дни в поле Date.

В шаблоне над таблицей есть строка «Фокус дня» — туда записывается одна задача, которая точно должна быть сделана сегодня. При этом из обычного списка фокусная задача не убирается.

Фокус дня важнее, чем список задач. Если что-то из списка можно не успеть, то фокус нужно выполнить точно — иначе день пройдёт зря.

Не все задачи можно завершить сразу, поэтому в таблице есть графа «В ожидании». Галочка там означает, что менеджер сделал всё, что возможно на данный момент. Теперь нужно дождаться ответа заказчика или проконтролировать работу исполнителя.

В идеале нужно также выставлять фокус недели — каждый фокус дня должен приближать вас к нему. На практике не всегда получается так, но используйте эту механику, если вам требуется больше планирования.

Иногда для крупных проектов создаётся отдельная страница с задачами — например, это может быть канбан-доска для всей команды. Чтобы не тратить время на двойной учёт, на личной странице такие проекты можно не расписывать подробно. Но фокус дня лучше проставлять всегда — это основная механика, которая помогает держать себя в тонусе.

Вести задачи в Notion приятно, всё можно настроить под себя — и быстро что-то поменять, если стало неудобно. Иногда вместе с Notion я использую стандартные заметки в телефоне. Так можно быстро раскидать план на ближайшие часы, при этом не устраивая путаницу в основном списке задач.

В Ratio отдел разработки административно делится на три части: бэкенд, фронтенд и разработчики, которых мы отдали в аренду другим компаниям — по модели аутсорсинга. Получается больше десяти человек, которыми через тимлидов управляет руководитель отдела Григорий.

Самое опасное в его работе — это потеря концентрации. Разработчики часто отвлекают вопросами: переключаясь между контекстами разных проектов, руководитель теряет время и силы, даже выгореть может.

При этом ему нужно не только решать проблемы подчинённых, но и разбираться со сложными задачами по разработке.

В такой ситуации главная цель таск-трекинга — помочь руководителю заниматься действительно важными делами, при этом не усложняя планирование (иначе он завязнет в нём).

Шаблон подойдёт тем, у кого скопилось задач на многие месяцы вперёд. Он хорошо отделяет важные и срочные дела от того, что может подождать.

Этот список работает по методике Getting Things Done (GTD). Её придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению.

Inbox — сюда попадают все входящие задачи, которые появились в течение дня и не требуют решения прямо сейчас.

Today — дела на сегодня. Подбираются автоматически: у задач есть поле Date, по которому выстраивается список.

Tomorrow — список дел на завтра. Тоже формируется по полю Date.

Next — задачи, которые нужно сделать сразу, как представится возможность. Список формируется по значению поля List.

Someday — дела, которые могут подождать. Впоследствии переезжают в Next или удаляются.

Waiting — список наблюдения. Здесь собираются задачи, которые были частично сделаны, но дальше двигаться пока нельзя — например, если вы ждёте обратную связь от клиента.

Раз в неделю руководитель просматривает Someday, проставляет даты и меняет статусы задач. Next тоже можно открывать раз в неделю, но лучше делать это каждый день. Inbox в любом случае разгребается ежедневно, задачи из него нужно распределять по другим спискам.

Подбирать задачи на день помогает поле Context. Допустим, вы знаете, что нужно сделать задачу по Проекту 1. Проверьте контекст «Проект 1» и найдёте другие задачи, которые можно сделать за один заход, чтобы потом не тратить силы на новое погружение в контекст.

Чтобы списки в GTD не забивались, у нас появилась рекомендация: не больше 7 задач в списке на день, выработка по 5 часов — остальное уходит на рабочую коммуникацию. Но это не жёсткое правило — можно настроить количество задач и выработку под себя и отклоняться от плана, если необходимо.

Также каждый пункт в списке может состоять из подзадач. В Notion элемент базы данных легко превратить в отдельную страницу, так что подзадачи добавляются прямо в карточку основной задачи.

Notion можно использовать в качестве таск-менеджера, хоть и работает он медленно. Всё же это инструмент общего назначения, у него много лишних для этой задачи функций. Для задач вне работы я использую TickTick, но чтобы не увеличивать количество платформ, мы договорились вести мой список рабочих дел в Notion.

Лайфхак: приложение Notion для десктопа работает заметно быстрее, чем веб-версия. Также есть специальная версия для макбуков на M1 — она просто летает.

Продакт-менеджер Никита управляет разработкой веб-сервисов и пользуется методикой Getting Things Done, но с важным дополнением: он чётко прописывает приоритет каждой задачи.

Также он не использует теги Someday и Waiting — из-за менеджерской специфики его задачи не будут ждать так долго.

Этот шаблон подойдёт, если вам всё же удобнее видеть все задачи разом. Но в этом случае нужно расставлять задачи по приоритетам, чтобы не путаться в порядке действий.

Такой подход может оказаться удобнее классического GTD, потому что он сортирует задачи по важности даже внутри одного дня. Это полезно, если менеджер плотно загружен, но фокус дня применить нельзя — нет одной задачи, которая бы заслуживала внимания больше всех остальных.

В шаблоне задачи разделены по типам:

• Сделать – непосредственные действия: кому-то написать, что-то отправить.
• На контроле – проверить выполнение задачи.
• Поставить задачу – делегировать, либо поставить задачу разработчику в YouTrack.

Входящие задачи должны сразу отправляться на завтра, но на практике это не всегда получается. И всё же приоритеты помогают выполнить большую часть из запланированного.

В Notion вся информация по работе, бэклоги по проектам. Интерфейс в целом удобный, информация легко редактируется. Хочется, чтобы невыполненные задачи автоматически переползали на следующий день — но это мелочи. Кроме Notion ничем особо не пользуюсь, только в Google Календаре ставлю напоминания о личных делах.

Рассылка «Бизнес-процессы в Notion» находится в телеграм-боте @CorpNotionBot. Она платная, но это того стоит — внутри 20 шаблонов, с помощью которых вы сможете перенести все бизнес-процессы вашей компании в одно приложение.

Промокод на скидку 30%: NOTIONTASK

Также я веду телеграм-канал @panfilovonline, пишу про управление распределённой командой и разработку цифровых продуктов. Подписывайтесь, там тоже интересно.

Источник