Как сделать табель работника

Содержание
  1. Табель учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
  2. Кто заполняет табель учета рабочего времени
  3. Форма Т-13. Особенности формы
  4. Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
  5. Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
  6. Т-13 для ноября
  7. Альтернативное решение
  8. Частные случаи
  9. Форма Т-12
  10. Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
  11. Учёт рабочего времени в Т-12
  12. Дата и подписи ответственных лиц
  13. Как заполнить табель учёта рабочего времени
  14. Содержание
  15. Какие формы бывают
  16. Как график влияет на табель
  17. Гибкий график работы
  18. Сменная работа
  19. Ненормированный рабочий день
  20. Как быть в особых случаях
  21. Внешний совместитель
  22. Внутренний совместитель заболел
  23. Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный
  24. Выходной в командировке
  25. Как вести табель учёта в Эльбе
  26. Продолжайте читать
  27. Рассылка для бизнеса

Табель учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Читайте также:  Эталон молока как сделать

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    Форма Т-12

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    Читайте также:  Кудри как сделать бантик

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Источник

    Как заполнить табель учёта рабочего времени

    Содержание

    Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.

    Какие формы бывают

    Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.

    Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:

    — «Я» или «01» — работа в дневное время.

    — «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

    — «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.

    — «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

    — «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.

    А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.

    В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:

    Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

    Как график влияет на табель

    Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

    Гибкий график работы

    В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

    Сменная работа

    Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

    В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

    Читайте также:  Как сделать складные качели

    Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

    — в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

    — во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

    Ненормированный рабочий день

    Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

    Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.

    Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

    Как быть в особых случаях

    Внешний совместитель

    В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.

    Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.

    Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).

    Внутренний совместитель заболел

    Поставьте в табеле код «Б» или «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.

    Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный

    По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.

    Выходной в командировке

    Для командировки используют код «К» или «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.

    Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

    Как вести табель учёта в Эльбе

    Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.

    Статья актуальна на 25.05.2022

    Продолжайте читать

    Разрешено ли штрафовать сотрудников?

    Работник не вышел на работу: когда можно уволить за прогул, а когда нет

    Районный коэффициент и северная надбавка: где найти и как считать

    Рассылка для бизнеса

    Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

    Источник

    Поделиться с друзьями
    Ответ и точка