Как сделать диаграмму отпусков

График строится автоматически в MS Excel на основании данных об отпусках сотрудников (дат начала и конца отпусков), внесенных пользователем в таблицу.

Если график отпусков строится вручную, часть работы может выполняться вручную. Например:

— дата отпуска каждого сотрудника вносится в таблицу Microsoft Excel.
— для визуализации данных, иногда вручную, рисуется общий график отпусков.
— при переносе дат отпуска любого сотрудника график отпусков приходится перерисовывать. Что очень неудобно и отнимает массу времени на рутинную работу.

Но можно избежать рутины, если скачать форму для построения графика отпусков.

Форма для автоматического построения графика отпусков — это файл Microsoft Excel, который содержит:
1) табличную часть — таблицу дат отпусков каждого сотрудника;
2) графическую часть — график отпусков сотрудников, автоматически строящийся на основании таблицы дат отпусков.
Изменение графика отпусков происходит автоматически при изменении данных об отпусках в таблице Excel.
В таблицу отпусков заносятся данные на любой календарный год.

Полная версия , позволяющая разбить годовой отпуск на 4 любые части — 99 руб.

Полная версия на 2023 год , учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — 132 руб .

Полная версия на 2022 год , учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — 118 руб .

Эту же форму можно использовать для составления графика работы сотрудников.

Источник

Как сделать график отпусков в Excel скачать бесплатно шаблон

За окнами жара, в разгаре сезон отпусков. Сегодняшняя статья будет актуальна, так как покажем вам, как проверить сколько сотрудников работает в данный день, и достаточно ли их. Ответ на этот вопрос хотел узнать один из читателей сайта.

Конечно, представленный здесь метод будет полезен для тех из вас, кто работает в отделе кадров или, например, в отделе продаж или в отделе обслуживания клиентов, а также для частных предпринимателей.

Как сделать шаблон графика отпусков в Excel

Предположим, что в отделе продаж работают 15 человек. Хотим, чтобы ежедневно работало минимум 60% от общего количества, то есть 9 человек. Если это условие не выполняется – шаблон графика отпусков в Excel должен об этом сообщить (напишет, что есть нехватка и закрасит линии границ ячейки красным цветом).

Готовый шаблон выглядит так (скачать в конце статьи):

Теперь покажем вам, как это сделать!

Исходный вид шаблона графика отпусков на начальном этапе разработки:

Во-первых, мы посчитаем в графике сколько людей числиться в нашем отделе. Введите следующую формулу в ячейку C1:

Теперь давайте посчитаем, сколько человек составляют 60% от количества сотрудников отдела (все кроме тех, кто ушел в отпуск). Введите следующую формулу в ячейку C3:

Хорошо. Следующим шагом будет написание формулы, которая будет определять работает ли данный сотрудник в данный день или находится в отпуске. Чтобы быстро вставить эту формулу автоматизированный в график отпусков для всех сотрудников и для всех дней, выполните следующие шаги:

Выделите диапазон ячеек E9:R23.
Нажмите клавишу F2 на клавиатуре и введите следующую формулу:

Подтвердите ввод формулы, используя комбинацию клавиш Ctrl + Enter. В результате все ячейки диапазона E9:R23 на графике заполнятся формулой:

Чтобы сделать шаблон графика отпусков более удобным для чтения и визуального анализа добавим правило условного форматирования:

Снова выделите диапазон ячеек E9:R23.
Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Равно».
В появлявшемся окне «Равно» введите значение и выберите параметр так как указано ниже на рисунке:
4 Нажмите ОК.

Затем мы посчитаем, сколько людей работает в этот день. Для этого заполните диапазон ячеек E7:R7 такой формулой:

Этому же диапазону (E7:R7) присвоим свое правило условного форматирования. Надо сделать красные границы, которые видны на рисунках выше. Каждый раз, когда в данный день слишком мало сотрудников (менее 9 в нашем примере), Excel должен сделать красную границу вокруг ячейки с количеством сотрудников в определённый день. Чтобы это сделать нам необходимо:

Выделите диапазон E7:R7 и выберите инструмент «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Меньше»:
В появившемся окне «Меньше» введите значение и выберите параметр так как указано ниже на рисунке:
Нажмите ОК. В результате мы получим:

Давайте теперь определим, какой это процент от всего коллектива. Используем для этого формулу, которую необходимо ввести в диапазон ячеек E6R6:

И, наконец: информация о том, есть ли нехватка сотрудников или всё хорошо? И формула для ячеек E5:R5:

Наконец, мы имеем такой результат:

На рисунках показываем только часть данных. В прикреплённом к этой статье файле есть место для большего количества дней. Хотя мы убеждены, что вам понадобится ещё больше.

Знаете ли вы кого-то, кому пригодится представленная выше информация? Отправьте этому человеку электронное письмо со ссылкой на эту статью. Скорее всего, он с удовольствием ей воспользуется.

Источник

Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания.

Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные):

Особенности данного формата:

1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков
2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность
3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».

Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки:

Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник.

В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.

На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска:

У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:

Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.

Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее. », в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!?

Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено:

1-я строка — «=График!G5»
2-я строка — «=График!K5»
3-я строка — «=График!O5»
4-я строка — «=График!S5»
5-я строка — «=График!W5»

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался).

Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0).

Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу «=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)» (на примере 2-й строки).

Источник

Диаграмма отпусков

Диаграмма отпусков — это инструмент для кадровиков, руководителей и сотрудников.

Она наглядно (разными цветовыми отрезками) показывает заявки сотрудников на отпуск, их согласование, графики отпусков, их переносы и фактическое использование этих дней.

Это особенно удобно при планировании, если в компании есть сотрудники, отпуска которых не должны пересекаться или периоды, когда нельзя предоставлять отпуска.

Также диаграмма поможет контролировать поданные сотрудниками заявки, их согласование, покажет расхождение плана и факта отпусков.

Формирование Диаграммы отпусков

Диаграмма не только отражает информацию, она позволяет корректировать запланированные даты заявок и отпусков.

Все пользователи могут сформировать Диаграмму отпусков в разделе Самообслуживания / Отчеты / Диаграмма отпусков. А Кадровикам Диаграмма отпусков доступна еще в разделе Кадры / Отчеты / Диаграмма отпусков.

Что и как показывает диаграмма отпусков

Диаграмма наглядно рисует периоды запланированных и фактических отпусков за выбранный месяц, квартал или год.

Данные диаграмма берет из документов:

График отпусков и Перенос отпуска. Если отпуск запланирован по графику, заявка на отпуск или кадровый приказ еще не оформлены, период отпуска отображается голубым цветом ;

Заявка на отпуск (несогласованная). Если заявка на отпуск оформлена, но еще не согласована, и кадровый приказ на отпуск не проведен, период отпуска отображается серым цветом ;

Заявка на отпуск (согласованная). Если заявка на отпуск согласована, а кадровый приказ на отпуск еще не оформлен, период отпуска отображается зеленым цветом ;

Отпуск. Если оформлен кадровый приказ на отпуск, период отпуска отображается зеленым цветом ;

При наведении курсора на период отпуска в диаграмме всплывает подсказка с указанием документа.

Дополнительные отборы и опции

Для крупных компаний с большой численностью Диаграмму отпусков трудно анализировать. Для комфортной работы в отчете выводится список сотрудников не более 100 человек. Если сотрудников больше, программа предупреждает о необходимости использовать дополнительные отборы.

Удобно изменять периодичность диаграммы:

Переключить кнопку в положение месяц, квартал или год;

В диаграмме за год или квартал кликнуть на период в шапке диаграммы — данные сформируются за выбранный месяц или квартал.

Навигация по периодам:

Клик на кнопку Стрелка вправо / влево — диаграмма сформируется за более поздний / ранний месяц, квартал или год;

Клик на период в шапке диаграммы — данные сформируются за выбранный месяц или квартал.

В диаграммах, сформированных за месяц или квартал, выводится количество дней отпуска.

Быстрый отбор варианта отображения отпусков:

Графики отпусков . Диаграмма показывает только план — графики и переносы отпусков;

Заявки и приказы . Диаграмма показывает только заявки на отпуск и кадровые документы Отпуск;

Все. Диаграмма отображает Графики отпусков и Заявки и приказы.

Пользователь использует различные критерии отбора сотрудников.

Быстрый отбор помогает найти сотрудников по начальным буквам ФИО, а подразделения — по названию.

По кнопке Еще доступны опции:

Выделять праздничные дни. При включенной опции на диаграмме отражаются даты праздников по выбранному производственному календарю;

Варианты отображения: показывать только Графики отпусков , только Заявки и кадровые Приказы , или Все;

Производственный календарь, праздники которого нужно показать на Диаграмме отпусков. По умолчанию праздничные дни отображаются по Производственному календарю Российской Федерации, который является общегосударственным. Для показа в Диаграмме праздничных дней можно выбрать любой из производственных календарей, которые используются в программе.

Чем помогает Диаграмма сотрудникам, руководителям и кадровикам

Пользователь (профиль Сотрудник):

Если пользователь кликнул на свои фамилию, имя и отчество, контекстное меню предлагает оформить заявку на отпуск, сформировать отчет по остаткам отпуска, обновить данные диаграммы.

Если пользователь кликнул на ФИО другого сотрудника, Диаграмма предлагает обновить его данные об отпусках.

Руководитель подразделения или Кадровик (профиль Руководитель подразделения, Кадровик (без доступа к зарплате), Кадровик, Кадровик-расчетчик, Старший кадровик, Старший кадровик-расчетчик):

По команде Еще / Печать выводит Диаграмму отпусков на печать. Данные графика отпусков отображаются светло-серым цветом, а отпуска и заявки — темно-серым;

При двойном клике на отпуск в Диаграмме любого сотрудника открывается соответствующий документ;

Контекстное меню при клике на ФИО текущего сотрудника предлагает оформить заявку на отпуск, сформировать отчет по остаткам отпуска, обновить данные диаграммы;

Контекстное меню при клике на отпуск любого сотрудника предлагает Редактировать документ;

Руководитель или Кадровик может изменять период неподтвержденной заявки любого сотрудника, перемещая элемент диаграммы. Перед сохранением изменений программа запрашивает подтверждение.

Что после обновления

Роли Использование обработки «Диаграмма отпусков» и Просмотр документов из диаграммы отпусков добавляются в профили групп доступа:

Кадровик (без доступа к зарплате);

Роль Использование обработки «Диаграмма отпусков» включается в профиль Сотрудник.

Источник

Читайте также: Как красиво сделать осб